تمرین مدیریت مالی در ITIL

شوربختانه با رشد کسب‌وکارها بر پایه‌ی فناوری اطلاعات، هزینه‌ی خرید، تجهیز و پشتیبانی و نگهداری زیرساخت‌های آن به شکل وحشتناکی بالا می‌رود اگر مدیریت مالی هم نداشته باشیم یعنی فقط پول خرج کردن بی‌حساب‌وکتاب! از سویی مدیران ارشد که چندان به مسائل حیاتی در فناوری اطلاعات آشنایی ندارند باهدف فشار برای کاهش هزینه و بودجه فناوری اطلاعات، سبب از بین رفتن امنیت، عدم بهبود مستمر و ارتقای سرویس و همچنین کاهش نرخ در دسترس‌پذیری خدمات می‌شوند که این خود یعنی فاجعه!

مدیریت مالی به معنای پول خرج نکردن و به معنای رقم‌تراشی نیست. مدیریت مالی یعنی، هزینه کردن درجایی که لازم است و جلوگیری از هزینه کردن درجایی که ضرورت ندارد! و در فناوری اطلاعات یعنی بالاترین سطح ارائه خدمات با هزینه‌ی کمتر!

شاید فکر کنید که خُب بالاترین سطح ارائه‌ی خدمت، هزینه‌ی بالاتری هم می‌پذیرید اما این‌گونه نیست با استفاده از مدلی که شرح داده‌شده، می‌شود خدمات عالیی را عرضه کرد بدون زیر بار هزینه‌ی سنگین رفتن.

بگذارید مثالی بزنم: باگذشت سال‌ها هنوز هم مدیران ارشد و حتی خود مدیران فناوری اطلاعات، یک تجهیز سخت‌افزاری گران‌قیمت را خیلی سریع‌تر و راحت‌تر می‌خرند چون قابل‌لمس است و بُعد فیزیکی آن را می‌بینند، ازاین‌رو هزینه کرد برای خرید آن را قابل توجیه می‌دانند درحالی‌که این موضوع در خصوص نرم‌افزار برعکس است. یعنی برای خرید نرم‌افزار هزار بار به زمین و زمان چنگ می‌اندازد تا نخرند و یا ارزان‌ترین و ناکارآمدترینش را خریداری کنند زیرا هزینه کرد برای مصارف نرم‌افزاری را  بیهوده می‌دانند! یکی نیست به آنان بگوید سرور n میلیونی برای نگهداری و اجرای چه چیزی خریدی!؟ نرم‌افزار یا هوا!؟ یا فلان تجهیز امنيتي چندمیلیاردی را خریدی که از چه چیزی محافظت کنی؟  آدم عاقل، گاوصندوق نمی‌خرد که توی آن هیچی نگذارد!

×××

تناسب بین خرید تجهیز سخت‌افزاری و سرویس نرم‌افزاری یک امر حیاتی در مدیریت مالی است. رعایت این توازن و تناسب باعث می‌شود سخت‌افزاری نخرید که شکل دکوری باشد و یا نرم‌افزاری نخرید که حداکثر یک فرمش را اجرا کنید. توازن خرید نرم‌افزار و سخت‌افزار کلید حل مدیریت هزینه است.

هر چیز لمس‌شدنی، همه‌چیز را به شما نمی‌دهد.

امان از مدیرانی که گاه یک تریلی را از سوراخِ سوزن رد می‌کنند و گاهی از درِ دروازه نه.

مدیریت مالی در خدمات فناوری اطلاعات یا ITFM  به بخشی از مرحله استراتژی خدمات چارچوب ITIL اشاره دارد. هدف اصلی از مدیریت مالی، ارزش‌گذاری خدمات یا تعریف ارزش خدمات ارائه‌شده به مشتریان با در نظر گرفتن تمام هزینه‌ها است. در فرآیند مدیریت مالی، حسابداری، بودجه‌بندی و شارژ این‌ها همگی به یک هدف نهایی منتهی می‌شوند: بازیابی هزینه‌ها و ایجاد سود برای سازمان‌های خدمات فناوری اطلاعات.

در مرحله استراتژی خدمات علاوه بر مدیریت مالی چهار فرآیند دیگر نیز هست که شامل موارد زیر می‌شود:

• مدیریت سبد خدمات
• مدیریت تقاضا
• مدیریت روابط تجاری
• مدیریت استراتژی برای خدمات فناوری اطلاعات

با توجه به رشد 3 درصدی هزینه‌های جهانی فناوری اطلاعات تا سال 2021 و بیش از 3.5 تریلیون دلار، هیچ زمانی از این بهتر برای اجرای مدیریت مالی ITIL وجود ندارد. مزایایی که با اجرای چارچوب ITIL برای مدیریت مالی به دست می‌آید عبارت‌اند از:

• ایجاد فهرستی جامع از کلیه سخت‌افزارها، نرم‌افزارها و دارایی‌ها. یا CMDB
• ایجاد درک قوی‌تر از اینکه سازمان برای عملکرد به کدام دارایی نیاز دارد.
• بهبود بهره‌وری.
• کاهش هزینه ارائه خدمات

در طول فرآیند مدیریت مالی، رهبران کسب‌وکار بر روی مدلی کارکرده‌اند که به‌اختصار به “ABCs” اشاره می‌کند و از کلمات زیر حاصل‌شده که البته به ترتیب نیست:

• Accounting: حسابداری
•  Cost-benefit analysis : تحلیل مزایای هزینه و Classification: و طبقه‌بندی
• Budgeting: بودجه‌بندی

مواردی که به C-ها معروف است همگی تشکیل عبارت ABCs را می‌دهند. با این هدف که مدیریت مالی در فناوری اطلاعات باید روی چیزی تمرکز کند که بالاترین سطح ارائه خدمات با کمترین هزینه را به دنبال داشته باشد پس هدف از مدیریت مالی یعنی این‌که تکرار می‌کنم: بالاترین سطح ارائه خدمات با هزینه‌ی کمتر!

Accounting: حسابداری

در این زمینه، حسابداری تعیین هزینه ارائه خدمات را باهدف نهایی بهبود کارایی بخش فناوری اطلاعات انجام می‌دهد. در طول فرآیند حسابداری فناوری اطلاعات، هزینه، سود، کلاس و ثبت به هر سرویس اختصاص می‌یابد، که تشخیص اینکه کدام خدمات سودآورترین، کمترین ریسک و بیشترین سود را برای مشتریان دارند آسان می‌کند.

سه دسته اصلی وجود دارد که حسابداری فناوری اطلاعات در آن‌ها کار می‌کند:

Cost-benefit analysis: تحلیل مزایای هزینه

این شامل بررسی کل هزینه‌های طول عمر یک پروژه است مانند:

1. هزینه‌های اولیه
2. هزینه‌های آموزشی و کارکنان
3. هزینه‌های نگهداری
4. هزینه‌های یک‌بارمصرف به‌عنوان‌مثال ارتقاء می‌دهد

در مقابل مزایای مورد انتظار ازجمله:

1. کاهش هزینه‌های نیروی کار
2. بهره‌وری بیشتر
3. کاهش نرخ خرابی و ضایعات

 Classification: و طبقه‌بندی

هزینه‌ها معمولاً به یکی از حوزه‌های زیر دسته‌بندی می‌شوند:

1. سخت‌افزار
2. نرم‌افزار
3. زیرساخت (غیر نرم‌افزاری)
4. هزینه‌های کارکنان

Budgeting: بودجه‌بندی

امروزه، بودجه‌بندی فناوری اطلاعات نیازمند یک تعادل دقیق بین «روشن نگه‌داشتن چراغ‌ها» و ایجاد تحول دیجیتال است. برای این منظور، سه دسته اصلی از هزینه‌های فناوری اطلاعات به شرح زیر وجود دارد:

مخارج سرمایه – این شامل کسب مجوزهای نرم‌افزاری بزرگ، تعمیرات اساسی، ارتقاء نرم‌افزار یا خرید سخت‌افزار می‌شود.

بودجه عملیاتی – این هزینه‌ها مواردی را برای اجرای کسب‌وکار از قبیل نگهداری و پشتیبانی از سخت‌افزار و همچنین نرم‌افزار پوشش می‌دهد. یک نظرسنجی اخیر BMC نشان داد که 37 درصد از مدیران گفتند که اکثر بودجه‌های IT آن‌ها صرف نگهداری و مدیریت مداوم می‌شود، یعنی وظایفی مانند حفظ زمان و در دسترس بودن. اعمال ارتقاء، اصلاح و وصله. و تضمین امنیت – درحالی‌که در برابر آن باید برای توسعه پروژه جدید یا ابتکارات جدید مانند دیجیتال، مجازی‌سازی یا ابر هزینه می‌کردند!

مخارج استراتژیک – پروژه‌های جدید همان‌طور که در بالا توضیح داده شد برای متحول کردن کسب‌وکار.

شارژ کردن

هنگامی‌که ملاحظات مربوط به شارژ را مدنظر قرار می‌دهند، سازمان‌ها تعیین می‌کنند که برای خدمات ارائه‌شده چه مقدار از مشتریان صورتحساب بگیرند. این معمولاً ارزش خدمات و زمان سرمایه‌گذاری موردنیاز برای ارائه خدمات را در نظر می‌گیرد. اگر یک سازمان فقط به مشتریان داخلی خدمات ارائه می‌دهد، مانند یک بخش فناوری اطلاعات داخلی برای یک سازمان سازمانی، معمولاً نیازی به صدور صورت‌حساب برای مشتری نیست. در این موارد، هزینه به سربار سازمان جذب می‌شود یا در داخل به آن بخش تخصیص می‌یابد.

توسعه یک مدل بازگشت شارژ

به بیان ساده، یک مدل استرداد شارژ به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید برای بازیابی هزینه‌ها چقدر باید صورتحساب بگیرید. ایجاد نرخ بازپرداخت به معنای درک هزینه و اضافه کردن حاشیه است. در یک برگه خلاصه سطح بالا مانند این، سازمان‌ها نرخ‌ها را با اضافه کردن t تعریف می‌کنند

درصد سربار وارث نسبت به نرخ بازپرداخت آن‌ها.

توجه به این نکته مهم است که این فرآیندها در خلأ وجود ندارند. هر یک به دیگری متکی است تا نتایج عملکرد مطلوب سازمان فناوری اطلاعات را به دست آورد به‌عنوان‌مثال، بودجه جدید معمولاً پس از برنامه‌ریزی دقیق در ابتدای سال مالی به وجود می‌آید. هرماه، این بودجه یا توسط داده‌های حسابداری پشتیبانی می‌شود یا بخش فناوری اطلاعات به‌منظور بازگشت به مسیر، باید تنظیماتی را انجام دهد. به‌طور مشابه، خروجی از داده‌های حسابداری برای تعیین نرخ شارژ استفاده می‌شود، که درنهایت به درآمد تبدیل می‌شود که به‌نوبه خود، بودجه را هدایت می‌کند.

فهرست

مدیریت موجودی IT در مرحله مدیریت دارایی و پیکربندی ITIL چارچوب موردبررسی قرار می‌گیرد. درحالی‌که مستقیماً به مرحله استراتژی خدمات موردبحث ما مربوط نمی‌شود، داشتن موجودی فهرست بندی شده هنوز مهم است. در طی مرحله شناسایی مدیریت دارایی سرویس و پیکربندی، یک موجودی جامع توسعه می‌یابد. علاوه بر این، رهبران کسب‌وکار حسابرسی انجام می‌دهند که در آن تمام جنبه‌های یک آیتم شامل برخی یا همه موارد زیر را ثبت می‌کنند:

1. شناسه‌های منحصربه‌فرد
2. نام
3. شرح
4. نسخه‌ها
5. محل
6. وضعیت فعلی
7. اطلاعات تأمین‌کننده

بهبود مستمر از طریق مدیریت مالی

بیشتر سازمان‌های فناوری اطلاعات به‌شدت بر ارائه خدمات فناوری اطلاعات باکیفیت به مشتریان داخلی یا خارجی متمرکز هستند. درنتیجه، اغلب اوقات، حسابداری، بودجه و صورتحساب در پشت گوش می‌اندازند. بااین‌حال، با استفاده از چارچوب ITIL، کسب‌وکارها می‌توانند از بهترین شیوه‌ها برای تقویت مدیریت مالی و قدرت کلی سازمان فناوری اطلاعات خود استفاده کنند.